PlanKamerad – KI-Bestimmungen und Hinweise zur Nutzung
Stand 10.10.2026 | Ergänzende Information für Organisationen und Nutzer

1. Freiwillige KI-Unterstützung

KI unterstützt die Schriftführung mit Transkripten, Textprüfung sowie Aufgaben- und Beschlussvorschlägen. Die Organisation legt fest, welche Modi und Personen dafür freigegeben sind. Dienstplanung und manuelle Protokollbearbeitung bleiben ohne KI möglich. Die Bedingungen des konkreten Organisationsvertrags und der ausgefüllten AVV-Anlagen bestimmen den beauftragten Umfang.

2. Welche Daten an OpenAI gehen

Bei der Prüfung geschriebener Tagesordnungspunkte (TOP) werden die ausgewählten Texte und Sitzungskontext an die OpenAI API übermittelt. Dazu gehören Sitzungstermin, TOP-Kennungen und -Titel, Namen und Funktionen aus dem Personenverzeichnis, vorhandene Aufgaben und Beschlusskontext der ausgewählten TOP. Die Texte anderer TOP gehören nicht zu diesem Textprüfungsaufruf.

Bei Live-Transkription wird Mikrofon-Audio während der Aufnahme direkt vom Endgerät an OpenAI übertragen. Erkannte Textabschnitte werden in PlanKamerad verarbeitet. Eine nachfolgende KI-Aufbereitung kann Transkript und weiteren Sitzungskontext einschließlich bereits vorhandener Protokolltexte derselben Sitzung verwenden. Live-Transkription über OpenAI ist keine ausschließlich lokale Spracherkennung. Ein angebotener lokaler Transkriptionsmodus ist davon zu unterscheiden.

3. Vor der Übermittlung

Die verantwortliche Organisation muss Zweck, Rechtsgrundlage, Information der Beteiligten, Empfänger und erforderliche Aufnahmeberechtigungen klären. Die Bestätigung einer aufnehmenden Person ersetzt keine erforderliche Zustimmung anderer Beteiligter. Ohne die erforderliche Berechtigung darf eine Aufnahme nicht beginnen; entfällt sie, muss die Aufnahme gestoppt werden. Eine manuelle Mitschrift ohne Aufnahme bleibt möglich.

Übermittelt nur Inhalte, die für den freigegebenen Zweck erforderlich sind. Zugangsdaten und nicht freigegebene vertrauliche Inhalte gehören nicht in einen KI-Aufruf. Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Angaben sind nicht pauschal für externe KI-Verarbeitung freigegeben; ihr Einsatz erfordert eine gesonderte zulässige Grundlage und passende Schutzmaßnahmen.

4. Menschliche Prüfung

KI-Ergebnisse können Fehler enthalten. Prüft insbesondere Namen, Zahlen, Negationen, Zuständigkeiten, Beschlüsse und Fristen vor der Übernahme. Vorschläge ersetzen keine verbindliche Entscheidung, Unterschrift oder Protokollfreigabe. Die KI darf nicht selbstständig über Personen oder ihre Rechte entscheiden.

5. Speicherung und internationale Datenwege

Die gespeicherte Einstellung für temporäre lokale KI-Sitzungsdaten beträgt sieben Tage. Übernommene Protokolle und Aufgaben folgen den fachlichen Fristen der Organisation. Lokale Bereinigung ist keine Zusage, dass Anbieterbestände gleichzeitig gelöscht werden. Das Ende einer Aufnahme beendet weitere Audioübermittlung, holt bereits übermittelte Daten aber nicht zurück.

Die konkreten Anbieterfristen, Endpunkte, Regionen und Vertragsnachweise müssen dem verwendeten OpenAI-Konto und dem Organisationsauftrag zugeordnet werden. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder vollständige Nullspeicherung wird hier nicht zugesichert. Nicht beauftragtes Training oder Datensharing ist durch die Organisationsvereinbarung nicht erlaubt; die tatsächlich verwendeten Kontoeinstellungen müssen damit übereinstimmen.

6. Kontakt und weitere Unterlagen

Für organisatorische Freigaben und Datenschutzfragen zu Sitzungsinhalten ist der Datenschutzkontakt deiner Organisation zuständig. Technische Hilfe und eigene Betreiberverarbeitungen: info@plankamerad.de. Die Datenschutzhinweise, AVV einschließlich Anlagen und die Übersicht zu Empfängern und Löschung gehören zur vollständigen Information.