Vor dem Fest: Kassen und Wechselgeld
Legt für jede Stelle, an der Geld angenommen wird, eine eigene Kasse an, zum Beispiel „Getränke“, „Grill“ und „Kuchen“. So lässt sich jede Kasse für sich zählen und abschließen.
Jede Kasse beginnt mit ihrem Wechselgeld. Es zählt nicht als Einnahme. Notiert, wer welche Kasse mit welchem Wechselgeld übernimmt. In PlanKamerad ist der Kassenzugriff ein eigenes Recht: Eine Person kann als reine Kassiererin eingerichtet werden, ohne Zugriff auf andere Bereiche. Helfende ohne Konto können eine einzelne Kasse über einen passwortgeschützten Link führen.
Während des Fests: buchen und Belege sichern
Jede Buchung hält fest, ob es eine Einnahme oder Ausgabe ist, dazu Bezeichnung, Kategorie, Betrag, Datum und auf Wunsch eine Notiz. Kauft jemand nachts noch Eis oder Kohle nach, gehört der Kassenbon direkt an die Ausgabe: als PDF, Foto oder Datei bis 20 MB. In der App gibt es zusätzlich einen Dokumentenscanner.
Wird zwischendurch Geld aus der Kasse genommen, etwa in den Tresor, oder kommt Geld hinzu, wird das als Entnahme oder Einlage mit Betrag und Begründung festgehalten. Zwischenzählungen speichern Zeitpunkt, Soll, Ist und Differenz.
Nach dem Fest: zählen und zu zweit abschließen
- Abschlusszählung je Kasse: Ist-Bestand zählen und mit dem Soll vergleichen.
- Prüfen: Sind alle Belege da, alle Entnahmen begründet?
- Abschließen zu zweit: Zwei verschiedene Personen geben ihren Namen an und unterschreiben digital. Danach ist die Kasse unveränderlich.
- Berichte als Zusammenfassung, Tages- und Detailbericht oder Kassenprüfprotokoll, auf Wunsch mit Beleganhang, an den Kassenwart übergeben.
Was die Eventkasse ist und was nicht
Die Eventkasse ist für das Geld einer Veranstaltung gedacht: Einnahmen, Ausgaben und Belege je Fest. Sie ist keine Beitragsverwaltung, kein SEPA-Lastschrifteinzug und keine Vereinsbuchhaltung. Die Berichte gebt ihr an die Person weiter, die eure Vereinsbuchhaltung führt.
Bei Buchungen mit 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer rechnet PlanKamerad Brutto, Netto und Steuer aus. Ob und wie bei eurem Fest Umsatzsteuer anfällt, ist eine steuerliche Frage. Klärt sie mit eurer Steuerberatung oder dem Finanzamt. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Die Eventkasse ist ein Zusatzmodul. Was es kostet, steht auf der Preisseite.
Checkliste Eventkasse
Zum Ausdrucken für das Kassenteam.
Vorher
- Kassen je Stand angelegt
- Wechselgeld je Kasse gezählt und notiert
- Kassenverantwortliche festgelegt
- Preisliste am Stand ausgehängt
Während
- Ausgaben mit Beleg erfasst
- Entnahmen mit Begründung festgehalten
- Zwischenzählung bei Schichtwechsel
Danach
- Abschlusszählung je Kasse
- Belege vollständig
- Abschluss durch zwei Personen
- Berichte an den Kassenwart
