Was ins Protokoll gehört
Welche Angaben euer Protokoll haben muss, regelt vor allem eure Satzung. Üblich sind:
- Name des Vereins, Art der Sitzung, Datum, Ort, Beginn und Ende
- Sitzungsleitung und Protokollführung
- Anwesende, entschuldigt Fehlende, Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Tagesordnung und Genehmigung des letzten Protokolls
- zu jedem Tagesordnungspunkt die Ergebnisse und Beschlüsse
- Unterschriften, wie es die Satzung verlangt
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Prüft im Zweifel eure Satzung oder fragt euren Dachverband.
Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?
Ein Ergebnisprotokoll hält fest, was beschlossen wurde und wer was erledigt. Es ist kurz, gut lesbar und für die meisten Vorstandssitzungen richtig. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich den Gang der Diskussion wieder. Es lohnt sich, wenn Entscheidungen später nachvollziehbar begründet werden müssen, etwa bei Streitfragen oder größeren Ausgaben.
Beschlüsse eindeutig formulieren
Ein Beschluss sollte für sich allein verständlich sein, auch für jemanden, der nicht dabei war:
„Der Vorstand beschließt, das Sommerfest am 12. Juli auszurichten und dafür bis zu 800 € aus der Vereinskasse bereitzustellen. Abstimmung: 6 dafür, 0 dagegen, 1 Enthaltung.“
Vermeidet Formulierungen wie „Man war sich einig, dass…“. Notiert stattdessen Antrag, Abstimmungsergebnis und, falls wichtig, wer sich enthalten hat.
Gliederung zum Übernehmen
- KopfVerein, Sitzung, Datum, Ort, Beginn, Sitzungsleitung, Protokoll
- TOP 1 · EröffnungBegrüßung, Beschlussfähigkeit, Genehmigung der Tagesordnung und des letzten Protokolls
- TOP 2 bis n · Themenje Punkt: kurzer Sachstand, Beschluss mit Abstimmung, Aufgaben mit Name und Frist
- VerschiedenesHinweise ohne Beschluss, nächster Termin
- SchlussEnde der Sitzung, Unterschriften
Protokolle digital führen und unterschreiben
Im Vorstandsbereich von PlanKamerad bereitet ihr Sitzungen mit Tagesordnung vor, führt das Protokoll direkt am Gerät und haltet Beschlüsse und Folgeaufgaben fest. Die Aufgaben landen bei den zuständigen Personen und können per E-Mail erinnert werden. Zur Prüfung teilt ihr eine Prüffassung per Link, Anmerkungen kommen direkt am Text an. Die fertige Fassung wird persönlich unterschrieben und als PDF mit Prüfcode archiviert. Eine Unterstützung durch Cloud-KI beim Formulieren ist in Vorbereitung und kann unverbindlich angefragt werden; die Entscheidung bleibt immer beim Menschen. Der Vorstandsbereich ist das Modul „Vorstandsarbeit“, zubuchbar zum Grundpaket oder im Komplettpaket enthalten; Preise auf der Preisseite.