Eine Veranstaltung anlegen
Ein Event bekommt Titel, Zeitraum, Ort und Beschreibung. Darin liegen die Bereiche, die ihr für dieses Fest braucht:
- Dienste: Zeitslots mit Bezeichnung und festen Plätzen.
- Planung: Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist.
- Kasse: Buchungen, Belege, Kassenzählung und Abschluss.
- Teilen: Links für Helfende, Planung oder Kasse mit genau festgelegten Rechten.
- Export: PDF und CSV für Aushang, Auswertung und Unterlagen.
Nach dem Fest archiviert ihr die Veranstaltung. Sie bleibt nachlesbar und dient im nächsten Jahr als Grundlage.
Dienste und Helferlink
Für jede Schicht legt ihr fest, wie viele Personen gebraucht werden. Ist eine Schicht voll, ist sie zu. Den Eintragungslink teilt ihr per Gruppenchat, E-Mail oder als QR-Code auf dem Aushang. Helfende sehen nur die freigegebenen Dienste, tragen sich mit ihrem Namen ein und können den Termin in ihren Kalender übernehmen. Wer eine E-Mail-Adresse angibt, wird vor dem Dienst per E-Mail erinnert.
Für den Festtag druckt ihr den besetzten Plan als PDF, auf Wunsch auch als leere Liste mit QR-Code zum Eintragen vor Ort.
Eventkasse statt Zettelwirtschaft
Je Fest könnt ihr mehrere Kassen führen, etwa Theke, Kuchen und Eintritt. Einlagen, Entnahmen und Buchungen werden mit Betrag, Datum und Kategorie erfasst, Belege hängt ihr per Datei, Foto oder Scan direkt an. Eine Kassenzählung vergleicht den gezählten Bestand mit dem Soll. Am Ende schließt ihr die Kasse ausdrücklich ab und exportiert die Unterlagen.
Die Eventkasse ist bewusst auf Veranstaltungen zugeschnitten und ersetzt keine Vereinsbuchhaltung.
Im nächsten Jahr schneller
Aufgaben lassen sich aus einem früheren Event übernehmen, die Fristen verschieben sich passend zum neuen Datum. Dienstpläne könnt ihr per CSV-Vorlage aus Excel vorbereiten und importieren. So wird aus dem Sommerfest eine Vorlage, die jedes Jahr ein Stück besser wird.
Anleitungen in der Hilfe
Schritt für Schritt, für Web-Portal, iPhone, iPad und Android.
