Sitzung vorbereiten
Eine Sitzung bekommt Termin, Ort, Zuständigkeiten und die eingeladenen Personen, intern mit Konto oder extern. Die Tagesordnung legt ihr in der gewünschten Reihenfolge an. In der Sitzung haltet ihr Anwesenheit und Beschlussfähigkeit fest. Teilnahme, Lesen, Schriftführung und Freigabe sind getrennte Rechte, damit jede Person genau das darf, was sie braucht.
Protokoll schreiben
Das Protokoll schreibt ihr je Tagesordnungspunkt, dazu Eröffnung und Abschluss. Speichern sichert den Arbeitsstand; freigegeben ist das Protokoll damit noch nicht. Was ins Protokoll gehört und wie Beschlüsse sauber formuliert werden, erklärt der Ratgeber Protokoll der Vorstandssitzung.
Beschlüsse und Aufgaben nachhalten
Zu jedem Beschluss erfasst ihr Wortlaut und Abstimmungsergebnis. Daraus entstehen Aufgaben mit Zuständigkeit, Frist und Bezug zum Beschluss. Externe Zuständige erreicht ihr über einen Aufgabenlink mit festgelegtem Umfang. So bleibt sichtbar, was aus einem Beschluss geworden ist.
Freigabe, Unterschrift und Briefpapier
Die fertige Fassung geht über einen Freigabelink an die vorgesehenen Personen. Sie lesen genau diese Fassung, ergänzen bei Bedarf eine Anmerkung und geben frei. Ändert sich danach etwas, entsteht eine neue Fassung, die erneut geprüft wird. Das Protokoll-PDF nutzt euer Vereinsbriefpapier, das ihr im Web-Portal pflegt.
Eine Unterstützung durch Cloud-KI beim Formulieren ist in Vorbereitung und kann auf Anfrage besprochen werden. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei der Schriftführung.
Anleitungen in der Hilfe
Schritt für Schritt, für Web-Portal, iPhone, iPad und Android.
