Zeitplan: Was wann erledigt sein sollte
- 8 Wochen vorherTermin, Ort und Ansprechpersonen festlegen. Genehmigungen klären (Ausschank, Straßensperrung, Lärm), Zelt und Technik anfragen.
- 6 Wochen vorherBereiche und Dienste festlegen, Schichten schneiden, Helferliste anlegen und den Link teilen.
- 4 Wochen vorherMaterial, Getränke und Speisen bestellen. Kuchenspenden sammeln. Offene Schichten gezielt ansprechen.
- 1 Woche vorherHelferliste prüfen, Springer bestimmen, Kasse und Wechselgeld vorbereiten, Aushang drucken.
- Am TagTreffpunkt, Einweisung je Bereich, Kasse übergeben, Fotos machen, Danke sagen.
- DanachAbrechnung, Belege sortieren, Rückblick: Was lief gut, was machen wir nächstes Jahr anders?
Typische Dienste beim Vereinsfest
Die meisten Feste brauchen dieselben Bereiche. Als Startpunkt für eure Helferliste:
Rechnet für jeden Bereich, wie viele Personen gleichzeitig gebraucht werden, und plant eine kleine Reserve ein. Für die Kuchenspenden lohnt sich eine eigene Liste, siehe Kuchenliste fürs Kuchenbuffet.
So findet ihr genug Helfende
- Früh und konkret fragen. „Wer übernimmt Samstag 14 bis 17 Uhr den Grill?“ funktioniert besser als „Wer kann helfen?“.
- Einen Link für alles. Alle sehen dieselbe Liste, auch wer nicht im Gruppenchat ist.
- Kurze Schichten. Zwei bis drei Stunden sind schnell zugesagt.
- Nachfassen mit Liste. Eine Woche nach dem ersten Aufruf gezielt die offenen Schichten nennen.
- Familien einbinden. Eltern, Partner und Ehemalige helfen gern, wenn sie wissen, wofür.
Helferliste online statt auf Papier
Auf Papier steht am Ende oft „Klaus (vielleicht)“ in drei Schichten gleichzeitig. Eine Online-Helferliste mit festen Plätzen verhindert Doppelbelegungen und zeigt live, wo noch Hilfe fehlt. Mit PlanKamerad legt ihr Schichten mit Plätzen an, teilt einen Link und Helfende tragen sich ohne Konto ein. Zum Fest exportiert ihr den fertigen Plan als PDF für den Aushang. Aufgaben, Umfragen und die Kasse des Fests liegen am selben Ort.
Checkliste für den Festtag
Zum Ausdrucken und Abhaken. Passt sie an euer Fest an.
Vor dem Start
- Helferliste ausgedruckt und ausgehängt
- Treffpunkt und Einweisung je Bereich
- Kasse mit Wechselgeld übergeben
- Erste Hilfe und Feuerlöscher bereit
- Strom, Wasser und Kühlung geprüft
Während des Fests
- Schichtwechsel pünktlich ablösen
- Springer kennen ihre Einsätze
- Getränke- und Kuchennachschub im Blick
- Kasse zwischendurch abschöpfen
Zum Schluss
- Kasse zählen und Zählprotokoll führen
- Belege sammeln
- Abbau und Müll verteilt
- Fundsachen sammeln
- Allen Helfenden danken
